Undangan Pengadaan : Pengadaan Jasa Sewa Kendaraan (Kota Pekanbaru, Provinsi Riau)

Request For Quotation (RFQ)

Panitia pengadaan Yayasan Kemanusiaan Madani Indonesia (YKMI) dengan ini mengundang Saudara memberikan penawaran untuk :

1.Pekerjaan : Pengadaan Jasa Sewa Kendaraan

2.Pemilik Pekerjaan     : Yayasan Kemanusiaan Madani Indonesia – YKMI
Lokasi Kerja         : Kota Pekanbaru, Provinsi Riau

3.Pelaksanaan Pengadaan : Kantor YKMI Banda Aceh, Jl. AMD No. 90, Ateuk Jawo, Banda Aceh

4. Jadwal Penerimaan Dokumen Penawaran :

No	Kegiatan	Hari/ Tanggal	Waktu	Keterangan
a.	Undangan Pengadaan	Sabtu, 26 Juli 2025	–	Kantor YKMI, Banda Aceh dan Website www.ykmi-id.org/pengadaan/
b.	Batas waktu penyampaian dokumen penawaran (hardcopy & softcopy)	Jumat, 1 Agustus 2025	16.00 WIB	Kantor YKMI, Banda Aceh dan email pengadaan@ykmi-id.org

5. Jadwal Penerimaan Dokumen Penawaran :

● Jenis pekerjaan : Jasa sewa kendaraan 1 unit mobil dan termasuk supir.

● Periode sewa adalah 3 bulan.

● Jam kerja adalah 08.00 – 18.00 dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan.

● Persyaratan kendaraan yang diminta adalah minimum dengan spesifikasi berikut:

– Kendaraan mobil penumpang jenis MPV 1500cc.

– Tahun pembuatan minimal Tahun 2023, warna hitam, putih atau silver.

– Kendaraan dalam kondisi baik, terawat dan terdaftar dalam asuransi kendaraan penuh (all-risk).

– Kendaraan dilengkapi dengan emergency kit.

● Kondisi kendaraan :

– Apabila dalam masa sewa terdapat kerusakan kendaraan (baik pada body mobil atau pada mesin), maka biaya perbaikan kendaraan tersebut menjadi tanggung jawab dari penyedia jasa dan penyedia jasa menyediakan kendaraan pengganti jika perbaikan membutuhkan waktu pengerjaan di bengkel.

– Untuk perawatan rutin kendaraan (servis rutin, ganti oli, ganti lampu mobil, dsb), biaya menjadi tanggung jawab dari penyedia jasa.

● Kendaraan harus dilengkapi dengan :

– Sabuk pengaman yang berfungsi baik di seluruh posisi duduk.

– Emergency kit dan kotak P3K lengkap.

– Tabung apar yang berfungsi baik (minimal 2kg atau 5kg).

– Ban serap, dongkrak, dan peralatan dasar lainnya.

– Reflektor segitiga.

– Senter dengan tenaga baterai.

– sistem alarm anti pencurian aktif.

– Kabel derek yang sesuai untuk kendaraan.

– Kabel jumper baterai kendaraan.

– Tidak ada tanda atau penanda khusus pada kendaraan yang dapat menarik perhatian (agar tidak mudah dikenali).

– Tidak diperkenankan membawa senjata, narkotika, maupun zat terlarang lainnya.

– Seluruh peralatan dan instrument dalam kondisi baik, bebas dari kerusakan maupun malfungsi.

● Persyaratan supir :

– Pria

– Berdomisili di Kota Pekanbaru dan memiliki kemampuan bahasa daerah setempat dengan baik.

– Berpengalaman dan memiliki pengetahuan tentang prosedur mengemudi yang aman serta memahami lokasi penugasan dengan baik.

– Dapat membuat laporan harian logbook.

– Memiliki Surat Izin Mengemudi (SIM) minimum tipe A yang masih berlaku.

– Sehat secara fisik yang dibuktikan dengan surat kesehatan.

– Bebas dari narkotika, obat-obatan terlarang (NAPZA) dan kriminal yang dibuktikan dengan surat bebas narkoba dan SKCK dari Kepolisian RI.

– Terdaftar aktif sebagai peserta BPJS Ketenagakerjaan, minimal pada program JKK dan JKM.

– Berperilaku sopan, baik, tulus, jujur dan dapat mematuhi kode etik yang berlaku di YKMI.

6. Tiap dokumen atau file penawaran terdiri dari:

a.) Surat penawaran (contoh dapat melihat Lampiran 1 dan 2)

Dengan menuliskan detail penawaran : jenis/tipe kendaraan, harga sewa per bulan (dalam Rupiah dan tanpa biaya pajak/bea).
Pengadaan ini merupakan bagian pekerjaan sosial kemanusiaan dan para pelaksana pekerjaan ini dibebaskan dari pembayaran pajak sesuai dengan regulasi donor.

b.) Melampirkan data supir (KTP, SIM, curriculum vitae).

c.) Melampirkan dokumen legalitas/perijinan usaha (Akte notaris, NIB dan ijin lainnya yang terlampir dalam OSS).

d.) Melampirkan pengalaman perusahaan yang relevan, dibuktikan dengan melampirkan kontrak pengalaman sebelumnya (menjadi nilai tambah dalam penilaian).

e.) Melampirkan STNK, nota pajak kendaraan dan foto kendaraan sesuai spesifikasi yang akan disediakan.

7. Dokumen penawaran dapat disampaikan dalam bentuk hardcopy melalui amplop tertutup/segel

Dokumen pengadaan ke Kantor YKMI Banda Aceh, Jl. AMD No. 90, Ateuk Jawo, Banda Aceh atau softcopy (dalam format file PDF dan excel/word) dengan mengirimkan email ke alamat email pengadaan@ykmi-id.org.

Menuliskan ref. RFQ : Pengadaan Jasa Sewa Kendaraan – RIAU dan nama Perusahaan Anda pada amplop dan/atau subject email.

8. Penawaran harus berlaku selama minimal 60 hari dari tanggal yang tercantum pada surat penawaran.

9. Untuk pertanyaan yang berhubungan dengan pengadaan ini dapat melalui email pengadaan@ykmi-id.org.

10. Dokumen pengadaan dapat diunduh dari link berikut ini : Dokumen Pengadaan

Demikian dan atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.

Tim Pengadaan Barang/Jasa

Yayasan Kemanusiaan Madani Indonesia (YKMI)